Case Complexo Médico Pró Vida

Quer entender como a Nina Tecnologia pode ajudar a sua clínica a economizar com custos operacionais e, consequentemente, fazer seu faturamento alavancar?

Os resultados obtidos por um de nossos clientes pode ilustrar de forma bem objetiva como o uso de inteligência artificial na confirmação de agendamentos é uma ferramenta poderosa. 

O caso em questão é do Complexo Médico Pró-Vida, um dos maiores centros médicos do sul do país, que possui certificado ONA Nível 2, atuando há quase 30 anos na cidade de Tubarão e região, contando com serviços de pronto atendimento, ambulatório de especialidades, centro cirúrgico, centro de diagnóstico e sala de vacinas, além de serviços nas áreas de odontologia, fisioterapia, entre outras; tudo isso distribuído numa área física de cerca de vinte mil metros quadrados. A Pró-Vida realiza, em média, 18 mil consultas e 12 mil exames por mês. 

Com muito orgulho, a Nina conta com este gigante da saúde em sua base de clientes, implementando a automatização do sistema de confirmação de agendamentos, utilizando especialmente o aplicativo WhatsApp.

Ao participar do Innovation Summit SC 2019,  a Pró-Vida divulgou os seguintes resultados comparando Agosto/2018 sem a Nina e Agosto/2019 com a Nina:

• Redução da conta de telefonia;
• Redução do quadro de funcionários (confirmação);
• Redução de absenteísmo de quase 40%, com o seguinte impacto: 

Consultas recuperadas com a redução do absenteísmo (11.624×16,32% – 1.143 = 754).

Ticket Médio de Consultas = R$ 150,00 (cento e cinquenta reais).

Resultado (754×150,00) = R$ 113.100,00 (cento e treze mil e cem reais). 

Ou seja, a Pró-Vida, além de obter redução de gastos com telefonia e pessoal, esta última gerando grande impacto financeiro a longo prazo, conseguiu com o uso do software Nina um aumento de R$ 113.100,00 em seu faturamento no mês de agosto/2019 somente na área ambulatorial, em que mais se sentia o problema com as faltas. 

Como foi possível chegar a números tão expressivos?

A resposta é na verdade bastante óbvia. O software da Nina é extremamente eficaz na redução de faltas porque consegue obter uma resposta do paciente. O impacto na diminuição das taxas de absenteísmo é inegável e reflete diretamente no faturamento. 

Primeiramente, é importante ressaltar que quando um cliente contrata a Nina, tem a possibilidade de, sem qualquer custo adicional, customizar todo o processo de confirmação, desde a quantidade de dias de antecedência com que o sistema entra em contato com o paciente, até o texto que o paciente receberá e mesmo a forma como o sistema irá interagir com ele, podendo optar, inclusive, por reconhecimento de mensagens de voz. 

Assim, cada cliente pode identificar o que funciona melhor para o seu público alvo e parametrizar o sistema para que funcione de determinada forma, tendo todo o suporte técnico para isso sem que tenha que despender de qualquer valor além da franquia de confirmações contratada. 

O software Nina é integrado ao sistema utilizado pela clínica, e é dado gratuitamente qualquer treinamento que possa ser necessário caso o cliente opte por alguma configuração. Uma vez instalado e iniciado o serviço, a Nina entrará em contato com os pacientes de forma 100% automatizada. 

O sistema permite que o paciente confirme, cancele ou reagende o procedimento. Nos casos em que o horário é cancelado, a Nina disponibiliza imediatamente o horário no sistema da clínica, podendo até mesmo, se a clínica optar por essa configuração, entrar em contato com outros pacientes para preenchê-lo e otimizar a agenda do médico. 

Todo esse processo ocorre a uma velocidade impensável para um ser humano, ou seja, nem mesmo toda uma equipe de call center conseguiria realizar a mesma tarefa num tempo tão curto. Isso porque a Nina é capaz de confirmar centenas de agendamentos por minuto, o que representa para seus clientes necessidade de um staff bem menor e com mais tempo para exercer as outras tarefas dentro de uma clínica, melhorando a qualidade do atendimento presencial e telefônico. 

Analisando os dados de todos os clientes, percebeu-se que o software chega a atingir a média de 93,27% de taxa de resposta.

Além disso, as taxas de confirmação são bem melhores quando o atendimento é automatizado, tendo em vista alguns fatores, como:

• Nina consegue abordar o paciente por todas as vias de comunicação (WhatsApp, telefone, sms, email, push notification), com várias tentativas.
• Pessoas preferem responder por WhatsApp, o carro chefe da Nina quando se trata de confirmação de agendamentos (cerca de 80% das confirmações vêm por meio dele). Segundo dados do IBGE, em 2016 o aplicativo já contava com 120 milhões de usuários no Brasil, e este número só cresce, tanto que já é apontado como o aplicativo mais utilizado pelos brasileiros, ficando à frente, inclusive, do Facebook e Instagram. Cerca de 59% dos usuários optam por deixar o ícone do WhatsApp em sua tela inicial.

Pacientes que confirmam comparecem mais às consultas e exames. Apenas uma média de 8% das pessoas que confirmam não vão de fato ao compromisso, enquanto 40% das pessoas com as quais não se consegue contato faltam. Uma análise dos dados de clientes da Nina mostra uma média de mais de 90% de presença entre os pacientes que confirmaram, resultado da eficiência do método de contatar o paciente.

O reaproveitamento dos horários vagos é incomparável também, ficando em torno de 57%. 

Não bastassem todos esses dados, a automatização das confirmações de agendamentos tende a gerar um círculo virtuoso, na medida em que com o Call Center liberado por não estar sobrecarregado com as confirmações, as clínicas conseguem realizar mais agendamentos, que, por sua vez, gerarão mais presença.

Outro grande diferencial na implementação da Nina é o seu próprio custo, pois a empresa cobra apenas pelas interações com sucesso, ou seja, somente quando obtida a resposta do paciente, seja para confirmar, reagendar ou cancelar o procedimento.

Por fim, a Nina oferece uma série de comodidades aos seus clientes, que tornam ainda mais tranquila a transição para um sistema completamente automatizado de confirmação, tais como:

• Teste grátis por sete dias; 
• Crédito pré-pago;
• Possibilidade de aquisição de créditos extras;
• Aviso de quando os créditos forem acabar; 
• Fornecimento de relatórios e dashboard para o acompanhamento de todos os indicadores, como taxas de confirmação e cancelamento, uso da franquia, etc;
• Suporte técnico gratuito;
• Tecnologia de Inteligência Artificial da IBM a baixo custo; 

Se sua clínica ou hospital ainda não utiliza desta tecnologia, entre em contato conosco e realize um teste totalmente gratuito e sem qualquer compromisso. Para mais informações acesse www.ninatecnologia.com.br ou ligue (48) 99988-9195.